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Übersichtlichere und leichter verwaltbare Audiodateien


Übersichtlichere und leichter verwaltbare Audiodateien

 

Für telefonische Kundenservice-Anbieter ist es eine wichtige rechtliche Frage, wie sie die mit Anrufen zusammenhängenden Daten und Audiodateien verwalten und mit welchen Garantien sie diese speichern sollen. Mit unserer neuen Anwendung wird nicht nur das Speichern der Audiodateien, sondern auch die Archivierung leichter und sicherer.

Bei der Entwicklung unserer neuen Lösung haben wir das komplette System der Aufbewahrung und Speicherung von bei unseren Kunden entstehenden Audiodateien überdacht. Unsere Benutzer werden vom Datenschutz- oder Verbraucherschutzgesetz – wenn auch in jeder Branche durch unterschiedliche Gesetze – dazu verpflichtet, gewisse Unterhaltungen festzuhalten, diese sicher zu speichern und abrufbar zu machen – in Abständen auch endgültig zu löschen. Nicht nur, damit den Gesetzen genüge getan wird, sondern auch aus Gründen der Qualitätssicherung ist es ratsam, die Audiodateien in einem übersichtlichen System zu speichern.

Der bedeutende Teil unserer Dienstleistung ist die Verwaltung der Audiodateien. Um eine leichtere Verwaltung zu ermöglichen, haben wir auch die anderen Teile des Prozesses erneuert. Eine der wichtigsten Veränderungen ist, dass unsere vorherige Download-Software von einem neuen Archivierungsprogramm abgelöst wird. Diese Version, auf die unseren Kunden bis spätestens zum 31. März 2017 überwechseln müssen, ist nicht nur fähig, operatorische, sondern auch mobile Audiodateien zu archivieren. Das neue Programm verwendet nach dem Download den aus dem VCC-Live-System schon länger bekannten Database-API-Schlüssel. Da einige Audiodateien vollständig aufbewahrt werden müssen, kontrollieren wir zwecks einer sicheren Archivierung alle digitalen Abdrücke (MD5 checksum) der heruntergeladenen Audiodateien, Bit für Bit.

Die App trägt den Namen GO. Den Programmcode werden wir (mit den dazugehörigen API-Quellen) schon bald veröffentlichen. Auch für uns ist das ein spannendes Experiment, denn das ist unsere erste „offene“ Entwicklung, die als Referenz denjenigen dienen kann, die über das Schreiben eines eigenen Archivierungsprogramms, das irgendwelche speziellen Ansprüche bedient, nachdenken.

Im Bezug auf die Audiodateien haben wir noch eine wichtige Veränderung in petto: Wir haben die Einstellung des automatischen Löschens verändert, was auch die Regeln unserer vorherigen Speicherortdienstleistung betrifft. Unsere Kunden können die neue Lösung vorerst als Beta-Version kennenlernen, welche unseren Plänen gemäß die Menge an archivierten, in den Papierkorb verschobenen und tatsächlich gelöschten Audiodateien übersichtlicher macht.

Bei den Einstellungen des Call Centers kann geregelt werden, nach wie vielen Monaten nach ihrer Entstehung Audiodateien in den Papierkorb verschoben und wann sie von da aus endgültig gelöscht werden sollen. Außerdem kann man festlegen, dass das System ausschließlich bereits sicher archivierte Audiodateien löscht, unabhängig von der allgemein eingestellten Löschfrist. Wichtig ist, dass die in den Papierkorb verschobenen Audiodateien nicht mehr verfügbar sind, in keiner Liste erscheinen, sodass sie die Call-Center-Arbeit und die Auswertung nicht stören, doch können sie bei Bedarf wieder sichtbar gemacht werden.

Die Speicherbedingungen der Audiodateien im Bezug auf die neue Entwicklung ändern sich ebenfalls. Statt einer dreißigtägigen kostenlosen Speicherung gehört bald zu jedem Paket ein kostenloser Speicherplatz von 10 GB. In diese Größe gehören neben den Audiodateien auch Emails und deren Anhänge. Über den belegten Speicherplatz kann man im Client in der Statuszeile Informationen beziehen.